Die Suche nach einem geeigneten Kalender (oder vielmehr einem System zur Terminplanung und -verwaltung) ähnelt nach meiner Erfahrung ein wenig der Suche nach der sagenumwobenen eierlegenden Wollmilchsau.
Meine Anforderungen
Mein Wunsch an ein solches System wäre zunächst, dass es von überallher zugänglich ist, insbesondere auch unterwegs, so dass ich jederzeit einen Überblick über meine Termine habe und auch neue Termine eintragen kann. Zudem sollte es auch einen guten Überblick bieten, sozusagen “auf einen Blick” die nächsten Wochen und Monate oder den Lauf des Jahres darstellen können, und schließlich nach Möglichkeit repetitive Tätigkeiten vermeiden.
Dabei denke ich hier insbesondere an das alljährliche Übertragen der Geburts- und Jahrestage aus dem Kalender des alten Jahres in den für das neue Jahr. Letzteres bedeutet faktisch die Notwendigkeit eines elektronischen Kalenders (es sei denn man, man erwägt die Einstellung eines Privatsekretärs), der zum Zweck der jederzeitigen Zugänglichkeit auch auf einem Mobilgerät aufrufbar sein muss. Eine Übersicht über das ganze Jahr bietet hingegen - wo der Platz es erlaubt - immer noch ein großer Wandkalender am besten.
Meine Erfahrungen über die Jahre
Über die Jahre habe ich verschiedene Varianten der Terminplanung ausprobiert, die bislang alle ihre verschiedenen Vor- und Nachteile hatten; die eierlegende Wollmilchsau ist mir dabei bislang noch nicht wirklich begegnet, obschon ich in der letzten Zeit den Eindruck habe, mich ihr langsam zu nähern.
Angefangen habe ich mit einem Taschenkalender, zunächst mit dem gefaltenen Modell mit einem Monat pro Seite und einer schmalen Zeile pro Tag, das man gerne als Werbegeschenk erhielt. Schon recht früh, wenn ich mich recht erinnere noch in den 90ern, zog dann mit MS Outlook der erste elektronische Kalender ein, der dann aber eben nur am heimischen Rechner zugänglich war. Zwischendurch hatte ich zwar einmal einen Palm als Mobilgerät, das man auch (zumindest theoretisch) per Cradle und HotSync mit Outlook synchronisieren konnte, dieser mobile elektronische Terminplaner hat aber jedenfalls für mich nie “gezündet”. Zu schlecht war dazu der Überblick, zu umständlich die Eingabe per Stylus durch eine “Graffiti” genormte “Quasi-Handschrift”. Daher blieb es also bei einem zusätzlichen Taschenkalender - oder es gab jahrelang schlicht keinen “mobilen” Terminkalender, sondern allenfalls regelmäßige Ausdrucke des Monatplans aus Outlook heraus.
In der jüngeren Vergangenheit hatte ich dann das Angebot von 1&1 wahrgenommen, Outlook - von dem ich zwischendurch auch wieder abgekommen war - mit einem Exchange-Server zu koppeln und so für am Ende rund 10,- € pro Monat immerhin neben dem heimischen Rechner auch vom Laptop aus (und zumindest grundsätzlich später auch per OWA über jeden Webbrowser) auf den Kalender zugreifen zu können. Nachdem ich meinen Laptop früher praktisch immer dabei hatte, war das fast so eine Art mobiler elektronischer Kalender - aber natürlich klappt man selten den Laptop auf, um mal eben einen Blick in den Kalender zu werfen oder einen Termin zu notieren, wirklich “mobil” war daran also auch wieder nichts. Gerade in den Zeiten als Pendler bnzw. mit doppelter Haushaltsführung war das aber praktisch, weil ich damit an beiden Wohnorten wie auch unterwegs zumindest grundsätzlich auf meinen Kalender zugreifen konnte. Daneben verblieb allerdings ein Taschenkalender (bzw. er kam erneut hinzu), diesmal in Form eines “Büchleins” mit einer Doppelseite pro Woche, das ausreichend Platz für Einträge bot.
Im Büro hatte ich dann schon - mittlerweile über viele Jahre - auf den großen Wandkalender von Manitu gesetzt, der mir jederzeit einen guten Überblick über die Terminslage des ganzen Jahres bietet.
Exkurs: berufliche Terminplanung
Bei diesem Stichwort sei ganz kurz bemerkt, dass ich die Frage der beruflichen Terminplanung nicht zum Gegenstand dieses Beitrags machen möchte, obwohl sich hier herrliche Horrorgeschichten erzählen ließen. So kann man für einen unternehmens- oder abteilungsweiten Kalender bspw. jedes Jahr ein Tabellenblatt in Excel anlegen, auf dem untereinander jeweils die Monate mit den Tagen als Spalten von links nach rechts aufgetragen sind und darunter in jedem Monat eine Zeile pro Mitarbeiter. Die dadurch entstehenden Kästchen kann man dann mit farbigen Hintergründen für “anwesend”, “abwesend”, “auf Lehrgang”, “Urlaub”, … hinterlegen und hat auf diese Weise zumindest einen groben Überblick über die Personalstärke. Das Dokument kommt dann in ein für alle zugreifbares Netzwerk-Share ohne Versionsverwaltung - ab und an verwechselt mal jemand den Monat oder erwischt die Zeile eines anderes Mitarbeiters, oder geht auf Dienstreise, obschon er das Dokument noch geöffnet hat, so dass sonst niemand schreibend darauf zugreifen kann, aber im wesentlichen funktioniert das besser, als man annehmen sollte.
Alternativ kann man auch für jede Woche neu in Word einen Wochenplan für die ganze Abteilung erstellen, der für die laufende Woche an jedem Tag einen Überblick bietet, wer wo ist oder was tut, und dabei auch kurze Texte erlaubt. Die Erstellung erfolgt dann anhand eines durch das Sekretariat auf Papier geführten Jahreskalenders. Oder man kombiniert die Termine von knapp 40 Personen in einem einzigen Outlook-Kalender, in dem man verschiedene Farben und Namens-/Funktionskürzel (bspw. aus einem Organigramm) verwendet, das kann auch sehr schön bunt aussehen. Alle diese Varianten lassen sich natürlich kombinieren.
Dankenswerterweise muss ich mir darüber keine großen Gedanken machen; meine Tätigkeit ist mit wenigen festen Terminen verbunden, die dann zudem ganz- oder halbtätig stattfinden und die ich ohnehin auch in meinem privaten Kalender haben möchte. Den dienstlichen Kalender wiederum muss ich nicht selbst führen, kann mich also darauf beschränken, meine Termine zu kommunizieren, ohne die verschiedenen Kalendervarianten selbst befüllen und aktualisieren zu müssen. Auch der Wandkalender im Büro ist insoweit ein privater Kalender, der zwar in erster Linie berufliche Termine enthält, aber eben nur meine, und der auch nur meiner Information und Planung dient.
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Es handelt sich dabei im Prinzip um eine Schreibmappe, in die aber nicht nur ein Schreibblock eingelegt werden kann, sondern die über ein durchdachtes System von Klammern die Einlage nahezu jeder Art von gebundenen Heften oder Kladden ermöglicht, seien es vom Hersteller mitgelieferte Einlagen oder auch Zeitschriften, Schreibhefte oder ähnliches. Zudem ist die Mappe zwar weich und flexibel, aber dennoch stabil; sie wird zudem durch ein kräftiges Gummiband zusammengehalten, so dass auch Zeitschriften, Aufzeichnungen, Kopien oder was eben mitzunehmen ist dort eingelegt und dann sicher transportiert werden können.
