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Kalender und Notizbuch

nospam@example.com (Thomas Hochstein) — Wed, 24 Oct 2018 06:42:00 +0000

Vor vier Jahren, kurz nach dem Neustart dieses Blogs, hatte ich von meiner damaligen Lösung für den Umgang mit Terminen und Notizen berichtet. Ich kam über einen Mini-Taschenkalender, der dann später durch einen großen Taschenkalender ersetzt und um Outlook, Outlook + Palm und dann Outlook + Exchange + OWA und im Büro durch einen großen Wandkalender für die Jahresplanung ergänzt wurde, hin zum Google-Kalender mit Android- und Webanbindung plus großen Manitu-Wandkalender. Die fehlende Notizmöglichkeit für zwischendurch habe ich dann durch ein Notizbuch aufgefangen.

Und ich muss sagen: die Lösung hat sich sehr bewährt.

Termine und Kalender

Für Termine arbeite ich weiterhin mit dem Google-Kalender, auf den ich sowohl von jedem Rechner aus über das Web als auch über das Smartphone und das Tablet zugreifen kann. Als App kommt dafür bei mir weiterhin aCalendar+ zum Einsatz. Wenn ich Termine nicht nur mit Zeiten, sondern auch mit Orten versehe, werden sie mir zudem auf Google Maps angezeigt, und ich bekomme Fahrtzeitempfehlungen über Google Now (bzw. den Google Assistant). Alle diese Daten mit Google zu teilen erfordert natürlich eine bewusste Entscheidung; für mich überwiegt derzeit der Nutzen.

Aus dem Kalender erzeuge ich wöchentlich mit Vueminder einen PDF-“Ausdruck” für diejenigen im Familienkreis, die sich lieber ein Blatt Papier ausdrucken als online nachzusehen. Ansonsten ist der Google-Kalender mit der Familie geteilt, und seitdem auch in der älteren Generation Tablets und Smartphones einziehen, ist die PDF-Fassung vermutlich fast überflüssig geworden. Genauso sehe ich die Termine der Familienmitglieder, die ebenfalls den Google-Kalender nutzen, und gemeinsame Termine (Urlaub, Kino und andere kulturelle Veranstalunten, Familienfeiern, …) landen in einem gesharten Kalender, müssen also nicht doppelt eingetragen werden.

Aufgaben

In den Kalender gehören meines Erachtes - es gibt dazu auch in der Familie abweichende und damit natürlich falsche Auffassungen - nur Termine, d.h. zeitlich fest vorgegebene Ereignisse, nicht aber Aufgaben, die an einem bestimmten Tag, vielleicht auch zu einer bestimmten Stunde erledigt werden sollen, aber nicht in dieser Weise festgeschrieben sind. Für die Aufgabenplanung verwende ich - ebenfalls seit 2014 - Todoist als Todo-Liste, ebenfalls verfügbar über jeden Rechner und eine App auf Tablet und Smartphone. Bei mir kommt die Premium-Version für etwas mehr als 2,50 € pro Monat zum Einsatz, die zusätzliche Featues bietet, und auch Todoist nutzen meine Frau und ich gemeinsam - es gibt geteilte Projekte für Aufgaben im Haushalt oder zum Einkaufen, so dass auch Einkaufslisten im Prinzip überflüssig werden können. Todoist unterstützt durch das “Karma”-System zudem die Produktivität durch Gamification, was bei mir einigermaßen gut funktioniert.

Beides nutze ich tatsächlich mittlerweile auch sofort im Alltag; Arzttermine oder Essensverabredungen notiere ich regelmäßig vor Ort bzw. am Telefon direkt in der App, notfalls verkürzt zur späteren Ergänzung - genaue Terminbezeichnung, Orte, Bemerkungen - über ein geeigneteres Eingabegerät. Auch Aufgaben notiere ich, wenn irgend möglich, direkt in Todoist. Die Synchronisierung mit dem großen Wandkalender im Büro funktioniert nicht immer, aber meistens - der ist immer noch hilfreich, wenn man bspw. am Telefon gefragt wird, wann denn in den nächsten zwei, drei Monaten mal terminlich etwas Luft ist, oder wenn man mal schnell wissen will, auf welchen Wochentag ein Datum gefallen ist oder fallen wird. Der Überblick auf mehr als einem halben Quadratmeter Wand ist eben doch besser als auf einem noch so großen Bildschirm.

Notizen

Ergänzt werden Kalender und Aufgabenliste mobil durch ein Notizbuch, tatsächlich immer noch das erste von 2014, das mittlerweile bestenfalls zur Hälfte “verbraucht” ist. Am Schreibtisch, im Büro oder zuhause, nutze ich dazu Notizpapier (meistens einseitig - wenig - bedrucktes Konzeptpapier, teilweise Papierschnittreste, manchmal aber auch spezielle Blöcke oder Post-it) oder in Sonderfällen große Notizbücher im Format A5; wenn sich daraus Termine oder konkrete Aufgaben ergeben, landen diese danach aber im elektronischen “Gehirn” (bei Aufgaben spätestens zum Ende des Arbeitstages hin). Auch könnte ich im Notizbuch, wenn es denn sein sollte, Termine oder Aufgaben schnell mit der Hand notieren; dafür bestand bisher aber tatsächlich kein Bedarf.

Für größere Veranstaltungen oder Besprechungen - Tagungen, Vorträge und Fortbildungen - nutze ich dann gerne noch meinen Taschenbegleiter, der allerdings bisher nur selten zum Einsatz gekommen ist, vor allem, weil er mich bislang nicht ins Büro begleitet. Das sollte ich vielleicht einmal überdenken; eigentlich ist er zu schade, um zuhause auf der Ablage zu liegen und nur alle drei bis sechs Monate einmal ausgeführt zu werden.

Tja, so gehe ich auch noch 2018 noch mit Terminen, Aufgaben und Notizen um.

Andere Ideen und Ressourcen

Es gibt ja noch einige weitere Konzepte und Blogs dazu, wie

Bullet Journals,
Strikethru
(bloß nicht die vorgefertigten Notizbücher kaufen - die sind von Material und Typografie eine wirklich sehr große Enttäuschung gewesen!),
das ToolBlog und am Rande auch
das Blog Beyond Managing.

Für alle diejenigen, die auf der Kommandozeile arbeiten (und diese auch überall, insbesondere im Büro, zur Verfügung haben!), ist übrigens Taskwarrior sicherlich als Softwarelösung einen Blick wert.

Und ihr?

Interessiert bin ich aber auch an den Techniken und Methoden meiner Leserschaft: Wie geht ihr mit Terminen, Aufgaben, Notizen und Ideen um? Gerne würde ich dazu Blogbeiträge lesen - oder eben Kommentare hier.

Todoist: weitere Funktionen

nospam@example.com (Thomas Hochstein) — Mon, 17 Nov 2014 18:00:00 +0000

Todoist, die von mir verwendete Aufgabenliste, bietet eine ganze Reihe Funktionen, die in der Hilfe auch schön erläutert sind. Nicht alle Features der Premium-Version finden sich aber dort (oder ich finde sie jedenfalls dort nicht), und auch die Werbeseite für Todoist Premium zählt Features wie “E-Mails als Aufgaben hinzufügen” oder “Projektvorlagen” zwar auf, beschreibt sie aber nicht.

Dennoch gibt es die Dokumentation, und über Google ist sie auch zu finden, nämlich hier:

Außerdem gibt es noch einmal eine Einführung, wenn man “Aufgaben per E-Mail an dieses Projekt senden” auswählt:

Dokumentation zum Hinzufügen von Aufgaben per E-Mail

Hilfreich ist es, sich jedenfalls die zum Ordner Eingang gehörende E-Mail-Adresse zu speichern; so kann man einfach und schnell dort Aufgaben hinzufügen und sie dann später im richtigen Projekt ablegen. Natürlich kann man - wenn man möchte - sich auch die E-Mail-Adressen verschiedener Projekte ablegen, um die neuen Aufgaben per Mail direkt an der richtigen Stelle einzufügen.

Ein weiterer Tip:

Standardmäßig sortiert Todoist die hinzugefügten Tasks nach der Reihenfolge des Hinzufügens, und bei einer Ansicht nach Fälligkeitszeitraum (nicht nach Projekt) werden sie mit höherer Priorität noch nach ihrer … nun ja, Priorität sortiert. So bekommt man die Aufgaben in der Reihenfolge Prio 1, Prio 2, … angezeigt, und innerhalb der Prioritäten werden sie nach der Reihenfolge des Hinzufügens geordnet. Man kann sie aber stattdessen auch von Hand durch “drag and drop” so anordnen, wie man das haben möchte. So kann man seine Aufgaben dann auch der Reihe nach abarbeiten.

Vielleicht hilft das alles ja dem einen oder anderen.

Aufgabenverwaltung (To-Do-Listen)

nospam@example.com (Thomas Hochstein) — Sun, 09 Nov 2014 07:00:00 +0000

Vor einige Zeit hatte ich über meine Suche nach einem brauchbaren Kalender berichtet. Im Zusammenhang damit steht auch eine Aufgabenverwaltung bzw. To-Do-Liste oder neudeutsch task manager (nicht umsonst bieten viele Applikationen beides an) - und solche habe ich auch bereits ausprobiert. Gerne habe ich Listen geschrieben (und hier liegen immer noch Listen mit unerledigten Aufgaben von vor 10 und vor 15 Jahren), diese immer mal wieder neu sortiert und strukturiert, auch mal “getting things done” (GTD) gelesen, aber bisher nicht umgesetzt, die elektronische Variante des “Listen-Zettelkastens” in Form von Listen in einem Wiki ausprobiert, und natürlich auch schon einmal auf Apps gesetzt.

Vor einigen Jahren hatte ich sogar verschiedene solche ausprobiert; mal Webapplikationen wie “Remember the Milk” oder “Hiveminder”, dann auch einige Zeit lang (weil ich damals Webapplikationen noch grundsätzlich ungeeignet fand) ein herunterladbares Programm, das sich sogar - aber nur kompliziert - mit meinem Smartphone synchronisieren ließ und dessen Namen ich so gründlich vergessen habe, dass ich es gar nicht mehr wiederfinde … (Mittlerweile - am 20.12.2014 - habe ich eine alte Datensicherung von 2011 gefunden und kann daher den Namen, “ThinkingRock”, beisteuern. Es lohnt sich aber nicht; man kann das direkt wieder vergessen. ) Ich habe viel probiert, der Funke ist allerdings nie so richtig übergesprungen. Immer war die Eingabe zu kompliziert, die Übersicht zu gering, und/oder ich habe das System einfach nicht richtig genutzt.

Heute liegen hier immer noch Notizzettel, gerade für größere Projekte, die ich “irgendwann” einmal angehen möchte; ich habe mich aber vor einigen Wochen entschlossen, den “elektronischen” Aufgabenverwaltungen noch einmal eine Chance zu geben, und mich nach etwas Google-Suche an ein System erinnert, das ich schon einmal einigermaßen erfolgreich in Betrieb, dann aber wieder aufgegeben hatte: Todoist

Todoist

Todoist bietet mir - in der kostenpflichtigen Premium-Version - tatsächlich alles, was ich momentan in dieser Hinsicht benötige: verschiedene Themenbereiche oder “Projekte”, die jeweils (wohl sogar gestaffelt) Unterprojekte erlauben, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können (die auch Unteraufgaben erlauben). Diesen Aufgaben können dann - neben einem Fälligkeitsdatum, das auch Wiederholungen ermöglicht - noch Prioritäten und “Tags” zugeordnet werden. Gebräuchliche Fälligkeitszeiträume - namentlich “heute”, “morgen”, “nächste Woche” sind vordefiniert und erlauben auch ein schnelles Verschieben von Aufgaben, wenn Prioritäten sich ändern oder ein Backlog für die kommende Woche neu sortiert werden soll. Zugriff ist möglich über die Web-Applikation und Apps für Smartphones und Tablets, außerdem gibt es Plugins zumindest für Outlook und Thunderbird. Schließlich ist auch noch ein “Karma”-System implementiert, das für das Eintragen und Erledigen von Aufgaben Punkte vergibt (und für lange überfällige Aufgaben Punkte abzieht) und in regelmäßigen Abstände zu einer “Beförderung” auf eine neue “Fähigkeitsstufe” führt - ein wenig Gamification, so habe ich festgestellt, schadet gar nicht.

Bislang komme ich damit sehr gut klar - vor allem vergesse ich nicht ständig Kleinigkeiten, die ich noch erledigen wollte, weil ich einfach alles (und sei es “Spülmaschine anstellen” oder “Geburtstagsglückwünsche schreiben”) dort notiere, mag die Aufgabe noch so klein sein. Und es hilft mir, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu haben, so dass ich mir entweder den am dringendsten anstehenden Task oder eine Aufgabe auswählen kann, der ich mich eher gewachsen fühle. Und, schließlich, es hilft, den Kopf freier zu bekommen und nicht immer daran zu denken, was man unbedingt noch erledigen muss und nicht vergessen darf.

Den Schritt zum umfassenden “GTD” habe ich noch nicht gemacht, aber immerhin schon angefangen, einige Prinzipien zu übernehmen, so bspw. Kontexte (“im Büro”, “zuhause” oder “Telefon”, “E-Mail”) oder den “Eingang”, den Todoist selbst vorsieht. Vielleicht schaffe ich es schrittweise, wirklich alle anstehenden Themen in dieses Tool hineinzupacken, “next actions” zu definieren und was dieser Dinge mehr sind … Bis dahin habe ich aber immerhin das Gefühl, meine Abläufe zumindest ein kleines wenig besser im Griff zu haben (und nicht zuletzt auch meinen Kalender von “Terminen” zu entlasten, die in Wahrheit gar keine sind, sondern vielmehr Erinnerungen an anstehende Aufgaben).

Meine Anforderungen

Eine Aufgabenverwaltung muss für mich …

… auf meinen Rechnern (Windows) und meinen Mobilgeräten (Android) verfügbar sein und sich “über die Cloud”, d.h. im Hintergrund ohne manuellen Eingriff, synchronisieren; das schließt Software für den Mac aus.
… auf allen Eingabegeräten möglichst einfach zu bedienen sein.
… Projekte und Einzelaufgaben, jeweils auch verschachtelt, bieten.
… zumindest Fälligkeitstermine verarbeiten können (Anfangszeiten sind optional).

Wichtig sind mir auch:

Prioritäten
Tags
Erinnerungen
brauchbare Filter

Optional, aber angenehmen, empfände ich …

… Notizen zu einzelnen Aufgaben
… die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen (Projekte mit mehreren Personen bearbeiten)
… Erstellen neuer Aufgaben per E-Mail

Todoist beherrscht all das und mehr (Textformatierungen, ortsbezogene Erinnerungen, Dateiupload, Verknüpfungen mit anderen (Web-)Applikationen usw.).

Alternativen zu Todoist

Alternativen gibt es wie Sand am Meer - der Markt ist völlig unüberschaubar, und das fängt schon damit an, dass man neben “To-Do lists” und “Task managers” bzw. deren deutschsprachigen Äquivalenten auch Projektmanagement-Tools findet, die in dieselbe Richtung gehen. Dennoch will ich hier einige bekannte Namen wenigstens kurz erwähnen; mehr findet sich bei einer einfachen Google-Suche.

Google Tasks
Besonders nützlich wohl insbesondere für Nutzer von GMail (GoogleMail) und dem Google-Kalender.
Remember the Milk
Der Platzhirsch unter den Aufgabenplanern.
Hiveminder
(stellt den Betrieb zum 30.04.2015 ein)
Wunderlist
Wunderlist hat keine Webapplikation.
HabitRPG …
… bringt Gamification auf eine ganz neue Stufe.

Und, zum Schluss: Wer gerne auf der Kommandozeile arbeitet, kommt natürlich an Taskwarrior nicht vorbei. Das Programm gefällt mir sehr gut, entspricht allerdings nicht meinem Workflow; ich könnte mir aber vorstellen, meine “technischen” Projekt darüber zu managen.

Und ihr?

Welche Lösungen habt ihr für eure Aufgabenverwaltung gefunden, vor allem privat, aber auch beruflich? Welche Tools nutzt ihr? Arbeitet ihr mit Systemen wie “Getting Things Done”? Was hat sich bewährt, was nicht?