Netz - Rettung - Recht

Vor vier Jahren, kurz nach dem Neustart dieses Blogs, hatte ich von meiner damaligen Lösung für den Umgang mit Terminen und Notizen berichtet. Ich kam über einen Mini-Taschenkalender, der dann später durch einen großen Taschenkalender ersetzt und um Outlook, Outlook + Palm und dann Outlook + Exchange + OWA und im Büro durch einen großen Wandkalender für die Jahresplanung ergänzt wurde, hin zum Google-Kalender mit Android- und Webanbindung plus großen Manitu-Wandkalender. Die fehlende Notizmöglichkeit für zwischendurch habe ich dann durch ein Notizbuch aufgefangen.

Und ich muss sagen: die Lösung hat sich sehr bewährt.

Todoist, die von mir verwendete Aufgabenliste, bietet eine ganze Reihe Funktionen, die in der Hilfe auch schön erläutert sind. Nicht alle Features der Premium-Version finden sich aber dort (oder ich finde sie jedenfalls dort nicht), und auch die Werbeseite für Todoist Premium zählt Features wie “E-Mails als Aufgaben hinzufügen” oder “Projektvorlagen” zwar auf, beschreibt sie aber nicht.

Dennoch gibt es die Dokumentation, und über Google ist sie auch zu finden, nämlich hier:

• Projektvorlagen
• E-Mails als Aufgaben hinzufügen

Außerdem gibt es noch einmal eine Einführung, wenn man “Aufgaben per E-Mail an dieses Projekt senden” auswählt:

Dokumentation zum Hinzufügen von Aufgaben per E-Mail

Hilfreich ist es, sich jedenfalls die zum Ordner Eingang gehörende E-Mail-Adresse zu speichern; so kann man einfach und schnell dort Aufgaben hinzufügen und sie dann später im richtigen Projekt ablegen. Natürlich kann man - wenn man möchte - sich auch die E-Mail-Adressen verschiedener Projekte ablegen, um die neuen Aufgaben per Mail direkt an der richtigen Stelle einzufügen.

Ein weiterer Tip:

Standardmäßig sortiert Todoist die hinzugefügten Tasks nach der Reihenfolge des Hinzufügens, und bei einer Ansicht nach Fälligkeitszeitraum (nicht nach Projekt) werden sie mit höherer Priorität noch nach ihrer … nun ja, Priorität sortiert. So bekommt man die Aufgaben in der Reihenfolge Prio 1, Prio 2, … angezeigt, und innerhalb der Prioritäten werden sie nach der Reihenfolge des Hinzufügens geordnet. Man kann sie aber stattdessen auch von Hand durch “drag and drop” so anordnen, wie man das haben möchte. So kann man seine Aufgaben dann auch der Reihe nach abarbeiten.

Vielleicht hilft das alles ja dem einen oder anderen.

Vor einige Zeit hatte ich über meine Suche nach einem brauchbaren Kalender berichtet. Im Zusammenhang damit steht auch eine Aufgabenverwaltung bzw. To-Do-Liste oder neudeutsch task manager (nicht umsonst bieten viele Applikationen beides an) - und solche habe ich auch bereits ausprobiert. Gerne habe ich Listen geschrieben (und hier liegen immer noch Listen mit unerledigten Aufgaben von vor 10 und vor 15 Jahren), diese immer mal wieder neu sortiert und strukturiert, auch mal “getting things done” (GTD) gelesen, aber bisher nicht umgesetzt, die elektronische Variante des “Listen-Zettelkastens” in Form von Listen in einem Wiki ausprobiert, und natürlich auch schon einmal auf Apps gesetzt.

Vor einigen Jahren hatte ich sogar verschiedene solche ausprobiert; mal Webapplikationen wie “Remember the Milk” oder “Hiveminder”, dann auch einige Zeit lang (weil ich damals Webapplikationen noch grundsätzlich ungeeignet fand) ein herunterladbares Programm, das sich sogar - aber nur kompliziert - mit meinem Smartphone synchronisieren ließ und dessen Namen ich so gründlich vergessen habe, dass ich es gar nicht mehr wiederfinde … (Mittlerweile - am 20.12.2014 - habe ich eine alte Datensicherung von 2011 gefunden und kann daher den Namen, “ThinkingRock”, beisteuern. Es lohnt sich aber nicht; man kann das direkt wieder vergessen. ) Ich habe viel probiert, der Funke ist allerdings nie so richtig übergesprungen. Immer war die Eingabe zu kompliziert, die Übersicht zu gering, und/oder ich habe das System einfach nicht richtig genutzt.

Heute liegen hier immer noch Notizzettel, gerade für größere Projekte, die ich “irgendwann” einmal angehen möchte; ich habe mich aber vor einigen Wochen entschlossen, den “elektronischen” Aufgabenverwaltungen noch einmal eine Chance zu geben, und mich nach etwas Google-Suche an ein System erinnert, das ich schon einmal einigermaßen erfolgreich in Betrieb, dann aber wieder aufgegeben hatte: Todoist

Todoist

Todoist bietet mir - in der kostenpflichtigen Premium-Version - tatsächlich alles, was ich momentan in dieser Hinsicht benötige: verschiedene Themenbereiche oder “Projekte”, die jeweils (wohl sogar gestaffelt) Unterprojekte erlauben, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können (die auch Unteraufgaben erlauben). Diesen Aufgaben können dann - neben einem Fälligkeitsdatum, das auch Wiederholungen ermöglicht - noch Prioritäten und “Tags” zugeordnet werden. Gebräuchliche Fälligkeitszeiträume - namentlich “heute”, “morgen”, “nächste Woche” sind vordefiniert und erlauben auch ein schnelles Verschieben von Aufgaben, wenn Prioritäten sich ändern oder ein Backlog für die kommende Woche neu sortiert werden soll. Zugriff ist möglich über die Web-Applikation und Apps für Smartphones und Tablets, außerdem gibt es Plugins zumindest für Outlook und Thunderbird. Schließlich ist auch noch ein “Karma”-System implementiert, das für das Eintragen und Erledigen von Aufgaben Punkte vergibt (und für lange überfällige Aufgaben Punkte abzieht) und in regelmäßigen Abstände zu einer “Beförderung” auf eine neue “Fähigkeitsstufe” führt - ein wenig Gamification, so habe ich festgestellt, schadet gar nicht.

Bislang komme ich damit sehr gut klar - vor allem vergesse ich nicht ständig Kleinigkeiten, die ich noch erledigen wollte, weil ich einfach alles (und sei es “Spülmaschine anstellen” oder “Geburtstagsglückwünsche schreiben”) dort notiere, mag die Aufgabe noch so klein sein. Und es hilft mir, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu haben, so dass ich mir entweder den am dringendsten anstehenden Task oder eine Aufgabe auswählen kann, der ich mich eher gewachsen fühle. Und, schließlich, es hilft, den Kopf freier zu bekommen und nicht immer daran zu denken, was man unbedingt noch erledigen muss und nicht vergessen darf.

Den Schritt zum umfassenden “GTD” habe ich noch nicht gemacht, aber immerhin schon angefangen, einige Prinzipien zu übernehmen, so bspw. Kontexte (“im Büro”, “zuhause” oder “Telefon”, “E-Mail”) oder den “Eingang”, den Todoist selbst vorsieht. Vielleicht schaffe ich es schrittweise, wirklich alle anstehenden Themen in dieses Tool hineinzupacken, “next actions” zu definieren und was dieser Dinge mehr sind … Bis dahin habe ich aber immerhin das Gefühl, meine Abläufe zumindest ein kleines wenig besser im Griff zu haben (und nicht zuletzt auch meinen Kalender von “Terminen” zu entlasten, die in Wahrheit gar keine sind, sondern vielmehr Erinnerungen an anstehende Aufgaben).