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Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Das “papierlose Büro” ist für viele vermutlich eher ein running gag - ich bin jedenfalls noch weit davon entfernt (und zudem ein Sammler, der sich schlecht von gesammeltem Papier trennen kann). Und trotz guter Vorsätze fällt es mir schwer, Ressourcen elektronisch zu sammeln und zu ordnen. Immer wieder muss ich irgendetwas in irgendwelchen Ordnern, Mappen oder Kisten suchen (oder gar erneut nach der Originalquelle fahnden), statt es zu scannen und ordentlich verschlagwortet abzulegen; aber ich werde langsam besser.

Doch darum soll es heute nicht gehen, sondern um eine ganz konkrete Aufgabe: Scan und Erfassung von Rechnungen. Ich habe Anfang 2012 damit begonnen, und das hat sich wirklich immer wieder als Segen erwiesen, nicht zuletzt bei jeder Erstellung einer Steuererklärung.

Früher habe ich alle Rechnungen und ähnlichen Unterlagen abgeheftet, systematisch (und retrospektiv viel zu kleinteilig) in (viel zu viele) verschiedene Ordner mit Trennblättern, und dort jeweils chronologisch und nach Jahren geordnet. Alle elektronisch als PDF übermittelten Rechnungen, insbesondere von Providern und Telekommunikationsanbietern, habe ich - ich traue mich kaum, es zu gestehen - getreulich ausgedruckt (!) und teilweise über ein Jahrzehnt auch ordentlich abgeheftet.

Das ist natürlich Nonsens, und seit 2012 läuft es umgekehrt: Alle elektronisch übermittelten Belege werden auch elektronisch archiviert, und (fast) alle Papierbelege werden gescannt und ebenfalls elektronisch archiviert (und dann “zunächst” weiterhin zusätzlich beleghaft archiviert, d.h. abgeheftet, aber auch darum soll es jetzt nicht gehen). Das ist toll: ich kann steuerlich relevante Belege (die entsprechend gekennzeichnet sind) elektronisch durchgehen, statt mich durch Stehordner zu wühlen, und hake sie nach Erfassung ab, indem ich ihren Status ändere. Unabhängig davon kann ich Fragen wie “wann habe ich mir eigentlich genau den Scanner gekauft, wo denn, wie war die genaue Typbezeichnung und was hat er damals gekostet?” ebenfalls sehr schnell beantworten. Das ist - was die Steuer angeht - eine echte Erleichterung und macht mir auch ansonsten oft Freude; man vergisst ja so schnell.

Sehr wenig Freude macht mir allerdings der Weg dahin. So wenig Freude, dass ich im vergangenen Jahr erstmals die Steuererklärung für 2017 erst kurz vor Jahresende (wenige Tage vor der Zwangsgeldfestsetzung) fertiggestellt hatte und auch das nur deshalb, weil ich schlicht nur die steuerlich relevanten Belege erfasst habe. Im Eingangsordner für die Erfassung liegen noch über 200 unbearbeitete Dokumente.

Das Problem ist dabei weniger das Scannen und auch nur bedingt die Texterkennung - der Schnellscanner ist, nun ja, schnell und zieht die Seiten viel schneller durch (mit automatischer Erkennung doppelseitiger Dokumente), als ich sie weiterbearbeiten kann, und die Texterkennung kann ich entweder mit dem Scanvorgang koppeln oder später durch Adobe Acrobat vornehmen lassen. Dort sind auch schnell leere Seiten (Knicke oder Striche erkennt der Scanner gerne fehlerhaft als bedruckte Rückseite) entfernt und ggf. “auf einen Rutsch” gescannte Stapel in Einzeldokumente zerlegt. Das ist alles ein wenig Aufwand, aber das ist okay.

Was gar nicht okay ist und mich zunehmend nervt ist das verwendete Dokumentenmanagementsystem. Ich bin damals bei Officemanager gelandet, einer Eigenentwicklung aus einer kleinen Softwareschmiede, die auf der einen Seite durchaus flexibel ist, auf der anderen mir aber zunehmend weniger benutzerfreundlich erscheint, zumal ich eine Vielzahl der Features gar nicht benötige. Es ist ja nett, dass ich die Datenfelder und auch die Eingabemasken editieren kann, aber es würde mir völlig reichen, wenn die üblichen und nötigen Felder vorhanden wären; das hätte vielleicht auch verhindert, dass ich mir anfangs zu viele und nicht zwingend erforderliche Felder hinzudefiniert habe. Was mich besonders stört ist die komplett fehlende Automatisierung: ich erfasse jeden gescannten Beleg (respektive die Metadaten dazu) manuell. Datum, optional die Rechnungsnummer (das habe ich aufgegeben), Dokumentart (Rechnung, Gutschrift, Kontoauszug, …), Kategorie, Status (Steuerlich relevant, erfasst, nicht steuerrelevant), Betrag und Buchungstext; dazu kommen (ursprünglich für immer wiederkehrende Zahlungen vorgesehen) Dropdownfelder für Lieferant und Vertrag/Ware (letztlich eine Doppelung zum Buchungstext). Gut, jede Rechnung sieht anders aus, aber es kann doch eigentlich im Jahr 2018 nicht unmöglich sein, zumindest Datum, ggf. Rechnungsnummer und Betrag automatisch zu erkennen und zu erfassen?! Von mir aus so, dass man für jede “Standardrechnung” ein Muster anlegt und markiert, was wo steht? Die “Enterprise”-Version des Office Manager soll so etwas können, die kostet aber vierstellig (!) - pro Lizenz bzw. Nutzer, und die regelmäßigen Updates schlagen auch mit mehreren hundert Euro zu buche. Das ist mir der Spaß nicht wirklich wert.

Kurz und gut, hat jemand Alternativvorschläge für ein Dokumentenmanagementsystem, zumindest beschränkt auf die Verwaltung von Belegen (Rechnungen pp.)? Es sollte die Dokumente bitte nicht nur in eine Verzeichnisstruktur packen und eine Volltextsuche ermöglichen, sondern die Erfassung von Metadaten - zumindest Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Kategorie, Buchungstext, wenn möglich auch weitere / freie Felder wie Dokumentart und Status o.ä. - ermöglichen. Bonuspunkte, wenn die Kategorisierung sich auch in der Ordnerstruktur auf dem Datenträger wiederspiegelt. Und es müsste doch möglich sein, zumindest große Teile dieser Daten aus dem Scan zu erkennen?!

Ich würde gerne PDFs mit Texterkennung importieren und nicht die Belege irgendwie mit meinem Smartphone fotografieren müssen. Und ich möchte meine Finanzunterlagen nicht in der Cloud speichern, schönen Dank auch. Und ja, es gibt für den Mac offenbar tolle Software in dieser Nische, aber ich bräuchte dennoch ein Windowsprogramm. Ansonsten bin ich offen: es muss keine freie Software sein, und es darf auch etwas kosten.

Alternativ nehme ich auch Empfehlungen für “große” Dokumentenmanager - ELO, Alfresco, whatever … oder andere Erfahrungen aus der Leserschaft über den Weg ins papierlose Büro, soweit vorhanden.

(Die Frage kommt nicht umsonst im Januar - wenn ich auf ein anderes System wechseln sollte, dann sinnigerweise am Beginn eines neuen Jahres.)

Trackbacks

Netz - Rettung - Recht am : Paperless für das Dokumentenmanagement

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Vor etlichen Jahren schon habe ich mit dem Gedanken an ein papierloses (Heim-)Büro gespielt, bin dabei aber nie sehr weit gekommen. Immerhin erfasse ich seit 2012 alle Rechnungen elektronisch, bevor … äh … ich sie weiterhin abhefte. (Immerhin

Kommentare

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Hanno am :

Hanno

Es gibt "paperless", das kann wohl auch OCR und co, aber ich habe es bisher nur angetestet, nicht wirklich benutzt. Aber der Mensch hat sich da wohl richtig reingefuchst…

Thomas Hochstein am :

Thomas Hochstein

Du meinst dieses paperless? Ja, das sieht gut aus. Und ich bin recht sicher, ich habe mir das schonmal angeguckt, war dann aber nicht überzeugt - ich verstehe bloß nicht mehr, warum nicht. :-)

Kommt auf jeden Fall ganz oben auf die Liste. (Allein schon dass die OCR-Ergebnisse als Klartext angezeigt werden und man sie per copy&paste einfügen kann wäre ein Segen …)

Hanno am :

Hanno

Du wirst lachen, aber ich meinte ein anderes Paperless: https://github.com/danielquinn/paperless war das an das ich dachte. Deines klingt auch spannend, sag wie der Test verlief ;-)

Thomas Hochstein am :

Thomas Hochstein

sag wie der Test verlief

Das hat jetzt "etwas" gedauert, aber ich habe darüber gebloggt.

Sebastian am :

Sebastian

Wir benutzen EcoDMS, das funktioniert gut und ist einigermaßen günstig.

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