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Aufgabenverwaltung (To-Do-Listen)

Vor einige Zeit hatte ich über meine Suche nach einem brauchbaren Kalender berichtet. Im Zusammenhang damit steht auch eine Aufgabenverwaltung bzw. To-Do-Liste oder neudeutsch task manager (nicht umsonst bieten viele Applikationen beides an) - und solche habe ich auch bereits ausprobiert. Gerne habe ich Listen geschrieben (und hier liegen immer noch Listen mit unerledigten Aufgaben von vor 10 und vor 15 Jahren), diese immer mal wieder neu sortiert und strukturiert, auch mal “getting things done” (GTD) gelesen, aber bisher nicht umgesetzt, die elektronische Variante des “Listen-Zettelkastens” in Form von Listen in einem Wiki ausprobiert, und natürlich auch schon einmal auf Apps gesetzt.

Vor einigen Jahren hatte ich sogar verschiedene solche ausprobiert; mal Webapplikationen wie “Remember the Milk” oder “Hiveminder”, dann auch einige Zeit lang (weil ich damals Webapplikationen noch grundsätzlich ungeeignet fand) ein herunterladbares Programm, das sich sogar - aber nur kompliziert - mit meinem Smartphone synchronisieren ließ und dessen Namen ich so gründlich vergessen habe, dass ich es gar nicht mehr wiederfinde … (Mittlerweile - am 20.12.2014 - habe ich eine alte Datensicherung von 2011 gefunden und kann daher den Namen, “ThinkingRock”, beisteuern. Es lohnt sich aber nicht; man kann das direkt wieder vergessen. :-)) Ich habe viel probiert, der Funke ist allerdings nie so richtig übergesprungen. Immer war die Eingabe zu kompliziert, die Übersicht zu gering, und/oder ich habe das System einfach nicht richtig genutzt.

Heute liegen hier immer noch Notizzettel, gerade für größere Projekte, die ich “irgendwann” einmal angehen möchte; ich habe mich aber vor einigen Wochen entschlossen, den “elektronischen” Aufgabenverwaltungen noch einmal eine Chance zu geben, und mich nach etwas Google-Suche an ein System erinnert, das ich schon einmal einigermaßen erfolgreich in Betrieb, dann aber wieder aufgegeben hatte: Todoist

Todoist

Todoist bietet mir - in der kostenpflichtigen Premium-Version - tatsächlich alles, was ich momentan in dieser Hinsicht benötige: verschiedene Themenbereiche oder “Projekte”, die jeweils (wohl sogar gestaffelt) Unterprojekte erlauben, in denen jeweils Aufgaben angelegt werden können (die auch Unteraufgaben erlauben). Diesen Aufgaben können dann - neben einem Fälligkeitsdatum, das auch Wiederholungen ermöglicht - noch Prioritäten und “Tags” zugeordnet werden. Gebräuchliche Fälligkeitszeiträume - namentlich “heute”, “morgen”, “nächste Woche” sind vordefiniert und erlauben auch ein schnelles Verschieben von Aufgaben, wenn Prioritäten sich ändern oder ein Backlog für die kommende Woche neu sortiert werden soll. Zugriff ist möglich über die Web-Applikation und Apps für Smartphones und Tablets, außerdem gibt es Plugins zumindest für Outlook und Thunderbird. Schließlich ist auch noch ein “Karma”-System implementiert, das für das Eintragen und Erledigen von Aufgaben Punkte vergibt (und für lange überfällige Aufgaben Punkte abzieht) und in regelmäßigen Abstände zu einer “Beförderung” auf eine neue “Fähigkeitsstufe” führt - ein wenig Gamification, so habe ich festgestellt, schadet gar nicht.

Bislang komme ich damit sehr gut klar - vor allem vergesse ich nicht ständig Kleinigkeiten, die ich noch erledigen wollte, weil ich einfach alles (und sei es “Spülmaschine anstellen” oder “Geburtstagsglückwünsche schreiben”) dort notiere, mag die Aufgabe noch so klein sein. Und es hilft mir, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu haben, so dass ich mir entweder den am dringendsten anstehenden Task oder eine Aufgabe auswählen kann, der ich mich eher gewachsen fühle. Und, schließlich, es hilft, den Kopf freier zu bekommen und nicht immer daran zu denken, was man unbedingt noch erledigen muss und nicht vergessen darf.

Den Schritt zum umfassenden “GTD” habe ich noch nicht gemacht, aber immerhin schon angefangen, einige Prinzipien zu übernehmen, so bspw. Kontexte (“im Büro”, “zuhause” oder “Telefon”, “E-Mail”) oder den “Eingang”, den Todoist selbst vorsieht. Vielleicht schaffe ich es schrittweise, wirklich alle anstehenden Themen in dieses Tool hineinzupacken, “next actions” zu definieren und was dieser Dinge mehr sind … Bis dahin habe ich aber immerhin das Gefühl, meine Abläufe zumindest ein kleines wenig besser im Griff zu haben (und nicht zuletzt auch meinen Kalender von “Terminen” zu entlasten, die in Wahrheit gar keine sind, sondern vielmehr Erinnerungen an anstehende Aufgaben).

Meine Anforderungen

Eine Aufgabenverwaltung muss für mich …

  • … auf meinen Rechnern (Windows) und meinen Mobilgeräten (Android) verfügbar sein und sich “über die Cloud”, d.h. im Hintergrund ohne manuellen Eingriff, synchronisieren; das schließt Software für den Mac aus.
  • … auf allen Eingabegeräten möglichst einfach zu bedienen sein.
  • … Projekte und Einzelaufgaben, jeweils auch verschachtelt, bieten.
  • … zumindest Fälligkeitstermine verarbeiten können (Anfangszeiten sind optional).

Wichtig sind mir auch:

  • Prioritäten
  • Tags
  • Erinnerungen
  • brauchbare Filter

Optional, aber angenehmen, empfände ich …

  • … Notizen zu einzelnen Aufgaben
  • … die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen (Projekte mit mehreren Personen bearbeiten)
  • … Erstellen neuer Aufgaben per E-Mail

Todoist beherrscht all das und mehr (Textformatierungen, ortsbezogene Erinnerungen, Dateiupload, Verknüpfungen mit anderen (Web-)Applikationen usw.).

Alternativen zu Todoist

Alternativen gibt es wie Sand am Meer - der Markt ist völlig unüberschaubar, und das fängt schon damit an, dass man neben “To-Do lists” und “Task managers” bzw. deren deutschsprachigen Äquivalenten auch Projektmanagement-Tools findet, die in dieselbe Richtung gehen. Dennoch will ich hier einige bekannte Namen wenigstens kurz erwähnen; mehr findet sich bei einer einfachen Google-Suche.

  • Google Tasks
    Besonders nützlich wohl insbesondere für Nutzer von GMail (GoogleMail) und dem Google-Kalender.

  • Remember the Milk
    Der Platzhirsch unter den Aufgabenplanern.

  • Hiveminder
    (stellt den Betrieb zum 30.04.2015 ein)

  • Wunderlist
    Wunderlist hat keine Webapplikation.

  • HabitRPG
    … bringt Gamification auf eine ganz neue Stufe. :-)

Und, zum Schluss: Wer gerne auf der Kommandozeile arbeitet, kommt natürlich an Taskwarrior nicht vorbei. Das Programm gefällt mir sehr gut, entspricht allerdings nicht meinem Workflow; ich könnte mir aber vorstellen, meine “technischen” Projekt darüber zu managen.

Und ihr?

Welche Lösungen habt ihr für eure Aufgabenverwaltung gefunden, vor allem privat, aber auch beruflich? Welche Tools nutzt ihr? Arbeitet ihr mit Systemen wie “Getting Things Done”? Was hat sich bewährt, was nicht?

Trackbacks

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Kommentare

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-stm am :

-stm

Momentan bin ich noch bei der alten Version von Astrid. Suche aber nach Ersatz.

Kann Todoist folgendes?

Ein Termin mit Wiederholung. ZB Monatskarte kaufen. Am 27.11. Wiederholung: jeden Monat.

Wenn ich das dann am 29. das als erledigt markiere, wird die neue Aufgabe dann am 27.12. oder 29.12. angelegt=

Und was anderes: Kann man Aufgaben "verstecken" bis zu einem bestimmten Tag? Wider bei der Monatskarte: nicht vor dem 20. des Monats anzeigen, weil es mich bis dahin nicht interessiert .

Thomas Hochstein am :

Thomas Hochstein

QUOTE:
Momentan bin ich noch bei der alten Version von Astrid. Suche aber nach Ersatz.

Stimmt! Astrid hatte ich ja auch mal (aber nur auf dem Mobilgerät) im Einsatz.

QUOTE:
Kann Todoist folgendes?

Ein Termin mit Wiederholung. ZB Monatskarte kaufen. Am 27.11. Wiederholung: jeden Monat.

Wenn ich das dann am 29. das als erledigt markiere, wird die neue Aufgabe dann am 27.12. oder 29.12. angelegt?

Er kann beides - sowohl wiederholte Aufgaben, die nach Erledigung im ursprünglichen Rhythmus wieder auftauchen, als auch wiederholte Aufgaben, bei denen der Zeitraum für die Wiederholung die ab dem Erledigungsdatum gerechnet wird. Siehe dazu https://todoist.com/Help/DatesTimes ganz am Ende.

QUOTE:
Und was anderes: Kann man Aufgaben "verstecken" bis zu einem bestimmten Tag? Wider bei der Monatskarte: nicht vor dem 20. des Monats anzeigen, weil es mich bis dahin nicht interessiert.

Das nicht, aber es gibt verschiedene Ansichten, Filter und Sortierungen. Ich lasse mir normalerweise nur die nächsten 7 Tage (und überfällige Aufgaben) anzeigen. Dann taucht diese Aufgabe frühestens eine Woche vorher (dann eben unter dem entsprechenden Tag) auf.

Lasse ich mir das ganze "Projekt" anzeigen, bekomme ich alle Aufgaben angezeigt, es sei denn, ich filtere die Anzeige. Damit habe ich mich mangels Bedarf noch nicht näher beschäftigt.

Du kannst die Grundfunktionen von Todoist BTW auch einfach kostenlos ausprobieren. "Premium"-Funktionen sind v.a. Tags und Filter, Notizen und Erinnerungen. Man kann auch ohne leben, aber schön ist das natürlich schon.

Martina Diel am :

Martina Diel

Ich habe eine monströse, rund 600 Zeilen umfassende OpenOfficeCalc-Liste, die ich täglich füttere, filter, auswerte. Aspekte von "Gamification" gibt es darin auch, überhaupt ist alles nach meinen Bedürfnissen organisiert. Nachteil: das mit dem Syncen auf Android ist ein Problem. Andererseits traue ich der Cloud für meine Datenhaltung nicht, insofern… Mit Todoist hab ich schon geliebäugelt, dito mit Taskwarrior, aber aus genannten Gründen bin ich noch nicht migriert und vielleicht tue ich das auch nie.

Thomas Hochstein am :

Thomas Hochstein

QUOTE:
Andererseits traue ich der Cloud für meine Datenhaltung nicht, insofern…

Hast Du Bedenken bzgl. Datensicherheit (futsch ohne Backup) oder Datenschutz (Dritte lesen mit) oder beides?

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